E-handel med Marks kommun

Senast uppdaterad den 1 februari 2022

Elektronisk handel (e-handel) med Marks kommun innebär att göra inköp eller beställningar och ta emot fakturor elektronisk. Genom e-handel skapar vi en effektiv inköpsprocess. I kommunens e-handelsflöde är avsikten att ha med allt, från beställning till betald faktura. Efter upphandling har vi avtal med Visma Proceedo som vår systemleverantör. Marks kommun erbjuder flera olika anslutningslösningar till sina leverantörer.

Våra ramavtalsleverantörer och deras produkter/tjänster samlas i e-handelssystemet. Detta hjälper beställaren att använda rätt leverantör och köpa till rätt pris i enlighet med de avtalsförbindelser vi har, vilket leder till ökad avtalstrohet. Systemet ger också statistik över vad som inhandlas i kommunen. Det ökar vår kunskap om inköpsbehovet, vilket underlättar vid nya upphandlingar.

Underlättar för leverantörer

För dig som är leverantör och ditt företag ger e-handelssystemet ett elektroniskt skyltfönster, där varor och tjänster kan visas upp på ett attraktivt sätt med bilder och bra sökord.
Företag och leverantörer som har ramavtal med Marks kommun ska ha möjlighet att ta emot en elektronisk order och skicka elektroniska fakturor. Marks kommun erbjuder flera olika lösningar för dig som är leverantör.
Det enklaste sättet är en anslutning där order skickas med mejl och kostnadsfri tillgång till en webbportal, där du som är leverantör kan skapa en elektronisk faktura. Kommunen tillhandahåller systemet och du behöver själv inte investera i något system.

Anslutning till e-handel

Marks kommun ställer som krav i de flesta upphandlingar att leverantören ska e-handla med oss. Vi har flera olika lösningar för att alla leverantörer ska kunna ansluta sig till vårt e-handelssystem. Oavsett om ni har ett eget affärssystem eller vill använda vår kostnadsfria leverantörsportal. Det finns även möjlighet att via mailorder och mailsvar kopplat till en katalog i Excel eller via formulär hantera beställningar. I samverkan med leverantören kommer vi att välja det alternativ som är mest lämpligt.

Leverantörer med eget e-handelssystem

Integrerad e-handel
Integrerad e-handel innebär att leverantören integrerar sin affärsprocess med vårt system. Det innebär att all information som order, faktura och aktuella meddelande med oss som kund sker i ett elektroniskt, automatiskt flöde. Ett format som används är enligt SFTI-standard. Standarder | SFTI | SKR  - klicka här för att läsa mer.

Punch-out
I de fall där leverantörens produktsortiment i webbutiken är mycket stort, uppdateras kontinuerligt och har ett system med egna funktionaliteter som inte är kompatibla med vårt system rekommenderar vi en Punch-out lösning. En Punch-out lösning innebär att användaren skickas vidare från vårt system till leverantörens egen externa webbshop för att plocka sina artiklar och sedan återvända till e-handelslösningen med en klar varukorg. I vissa fall kan krav komma att ställas dels på att webbutiken avgränsas för köparen utifrån villkoren i avtalet, dels på att den avgränsade webbutiken innehåller det sortiment som är upphandlat.
Leverantörer som saknar eget e-handelssystem
Leverantörsportal
Visma Supplier Center (Leverantörsportalen) är en kostnadsfri tjänst för att ta emot order, skicka ordersvar, skicka faktura och ladda upp katalog. I SC kan order enkelt vändas till elektronisk faktura. Leverantören behöver endast komplettera uppgifter med fakturanummer från företagets fakturasystem och kontroll mot levererade produkter. Som leverantör behöver du ha tillgång dator, internet och e-post. Kontakta upphandling@mark.se för att få inbjudan till Leverantörsportalen.
Cellstrukturerad katalog och e-postorder
Det enklaste sättet att e-handla med Marks kommun är att skapa en produkt- och priskatalog i exempelvis Excel, där avtalade artiklar läggs in. Denna Excelfil läser vi sedan in i vårt e-handelssystem. När en beställare i kommunen lägger en order skickas de via e-post till leverantörens registrerade e-postadress. Därefter skickar leverantören en orderbekräftelse vi e-post som går direkt till beställaren. Fakturor ska skickas elektroniskt genom Peppol BIS Billing 3.0, alternativt kan leverantören använda leverantörsportalen och vända en order till en faktura.

Mer information

Om du vill veta mer om Marks kommuns inköpsprocess och e-handel kontakta gärna oss upphandling@mark.se. För mer information om hur du fakturerar Marks kommun klicka här.

Publicerad av: Marks kommun