Föreningsarkivet i Marks kommun

Föreningsarkivet i Mark är åter öppet för forskare och tar på nytt emot leveranser av föreningsmaterial. Vi finns i Kommunhuset i Kinna i samma lokaler som Kommunarkivet på Boråsvägen 40.

Föreningar i Marks kommun kan kostnadsfritt:

• Deponera material – föreningen behåller äganderätten och bestämmer hur materialet får användas.
• Donera material – föreningen skänker materialet permanent.

Vi tar emot material från både aktiva och nedlagda föreningar – oavsett om de är ideella, politiska, fackliga, kulturella, religiösa eller ekonomiska.

Nedan finner ni beskrivningar på hur man kan jobba med sin förenings material på ett bra sätt. Det finns även en lista på vad som ska bevaras och lämnas in till Föreningsarkivet och vad föreningen kan gallra när man inte längre behöver eller har användning för materialet.

Så skapar ni ordning i föreningsarkivet

Här får du som ansvarar för en föreningsarkiv eller ett personarkiv praktiska råd för att organisera och bevara era handlingar på ett hållbart och säkert sätt.

Utse en arkivansvarig

Vi rekommenderar att föreningen utser en arkivansvarig. Denna person ansvarar för att samla och hålla ordning på föreningens handlingar och fungerar som kontaktperson vid eventuell deponering hos Föreningsarkivet i Mark.

Ordna handlingarna

Placera gärna handlingarna i pärmar i kronologisk ordning. Håll olika typer av handlingar åtskilda, i pärmar exempelvis:

• Protokoll
• Korrespondens
• Ekonomiska handlingar

Tänk på att ta bort plastfickor, tejp, häftklamrar och gem innan handlingarna arkiveras, eftersom plast och metall kan skada både papper och text över tid.

Skilj på vad som ska sparas och vad som kan slängas

Bestäm vilka typer av handlingar som behöver bevaras och vilka som kan gallras bort efter en viss tid. Genom att förvara dessa handlingar separat blir det lättare att rensa i arkivet när det behövs.

Läs mer om hur ni kan bevara och gallra föreningens handlingar:
Bevara och gallra – Riktlinjer för föreningsarkiv (länk)

Datera viktiga handlingar

Kom ihåg att alltid datera viktiga dokument som protokoll, årsmöteshandlingar och verksamhetsberättelser. Märk även pärmar tydligt, exempelvis:
"Styrelseprotokoll 2005–2010"

Använd arkivgodkänt material

För handlingar som ska bevaras långsiktigt rekommenderar vi att använda arkivbeständigt material. Det gäller bland annat:

• Papper
• Pennor
• Stämplar
• Skrivare och kopiatorer

RISE Research Institutes of Sweden certifierar produkter som är godkända för arkivering och märkta med "Svenskt arkiv".

Skydda handlingarna i arkivskåp

Klubbstugor och möteslokaler kan utsättas för brand, inbrott eller skadegörelse. Förvara därför viktiga handlingar i brandklassade arkivskåp som också skyddar mot fukt och skadeinsekter.

Hantera digitala handlingar

Om föreningen har en mindre mängd digitala handlingar är det ofta enklast att skriva ut dem på papper för arkivering.

Vid större mängder eller mer omfattande digitalt material – kontakta gärna Kommunarkivet för rådgivning.