Regler för upphandling

Kommunen måste följa lag om offentlig upphandling (LOU) som styr hur inköp får göras. Det betyder bland annat att alla leverantörer ska ges möjlighet att vara med och konkurrera om affärerna, och att alla leverantörer ska behandlas lika. LOU gäller för alla kommunens inköp av varor, tjänster och entreprenader.

Syftet med upphandlingsreglerna är att kommunen ska använda offentliga medel (skattepengar) så effektivt som möjligt, genom att dra nytta av konkurrensen på marknaden.

Lagens viktiga delar

LOU bygger på fem grundläggande principer som ska förhindra att offentliga myndigheter agerar på ett olämpligt sätt. Dessa principer påverkar hur vi kan samverka med dig som företagare.

• Principen om icke-diskriminering: Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller motsvarande. Det går därför inte att ge ett lokalt företag företräde i en upphandling.
• Principen om likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika och få samma förutsättningar. Det betyder till exempel att alla företag ska få möjlighet att få samma information vid samma tillfälle.
• Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstat gäller även i övriga EU-stater.
• Proportionalitetsprincipen: Våra krav på leverantören och kraven på tjänsten/varan måste ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.
• Principen om transparens: Vi som upphandlande myndighet ska skapa öppenhet och upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet. Det ska vara tydligt i upphandlingsdokumentet vad som efterfrågas och vilka krav som ställs både på leverantören och på varan/tjänsten som upphandlas.

Ramavtal planerar långsiktigt för kommande behov

När vi som kommun kan förutse att vi kommer att ha återkommande behov av en viss vara eller tjänst, kan vi upphandla ett ramavtal. Det innebär att vi planerar långsiktigt för liknande inköp. I ett ramavtal fastställs de "ramar" och de villkor som ska ingå. Ramavtalet reglerar vilka produkter och tjänster leverantören ska kunna leverera, samt vilka priser och villkor som ska gälla under avtalsperioden. Priser, produkter eller tjänster kan dock uppdateras enligt fastställda villkor.

Ett ramavtal föregås oftast av en upphandling där konkurrensutsättning sker och leverantörer har möjlighet att lämna sitt anbud utefter ställda krav. Till grund för kraven ligger en marknads/behovsanalys, statistik från tidigare år samt hänsyn till LOU. Ramavtalen har en avtalstid på 4 år med vissa undantag.

Direktupphandling vid lägre belopp eller oförutsedda händelser

Det finns två tillfällen då vi som kommun kan välja att köpa en vara eller tjänst utan att annonsera, en så kallad direktupphandling:

1. Om det finns synnerliga skäl:
   Kommunen har rätt att göra en direktupphandling om inköp måste ske omgående och orsaken till brådskan inte beror på bristande planering utan på en oförutsedd händelse. Direktupphandling kan då ske oavsett värde på varan/tjänsten.
2. Lågt värde:
   Om aktuell vara eller tjänst inte redan är upphandlad, till exempel via ett ramvtal, och om kommunens kostnad för varor och tjänster inom det aktuella området inte överstiger ett visst värde, som regleras i LOU och kommunens upphandlingsregler.
   

Inköpsprocessen

Inköpsprocessen är indelad i tre faser. Genom ett tillsammansarbete skapas förutsättningarna att utveckla och förbättra våra inköp. Processen hänger samman från ett behov uppstår till dess att ett avtal löper ut.