Kommunen stärker arkivhanteringen

Kommunrevisionens granskning av dokumenthantering och arkivvård inom delar av kommunens verksamheter visar på utvecklingsbehov, särskilt inom arkivhantering och tillsyn. Kommunledningen tar iakttagelserna på största allvar och ett omfattande, strukturerat förbättringsarbete pågår redan med hög prioritet.

En samlad handlingsplan är på plats och genomförandet sker i hela organisationen. Målet med arbetet är att säkerställa full funktionalitet i både arkivhanteringen och arkivtillsynen i samtliga verksamheter.
– Vi tar kritiken på största allvar. Samtidigt vill vi vara tydliga med att vi redan har vidtagit omfattande åtgärder och arbetar systematiskt för att säkerställa att våra arkiv uppfyller lagkrav och medborgarnas förväntningar, säger Andreas Lökholm, biträdande kommundirektör.

Genomförda förstärkningar och ökad säkerhet

Arbetet med att stärka organisationen inleddes redan under februari 2026, då kommunen tillsatte både en ny kommunarkivarie och en e‑arkivarie. Det har stärkt den centrala kompetensen och styrningen. Just nu pågår även ett kommungemensamt projekt för samordnad informationsförvaltning, vilket ska leda till enhetliga arbetssätt och ett tydligare ansvar.
Riktade åtgärder har också genomförts inom bygg- och miljöförvaltningen. Där arbetar en projektanställd arkivarie tillsammans med extern kompetens aktivt med att åtgärda eftersläpningar, stärka säkerheten och uppdatera styrande dokument för informationshanteringen.

Hög prioritet på rättssäkerhet och tillgänglighet

Förbättringsarbetet omfattar såväl den fysiska som den digitala arkivhanteringen, förstärkt tillsyn samt tydligare rutiner vid frånvaro. Särskilt fokus ligger på att säkerställa en hög tillgänglighet samt en snabb och korrekt hantering när allmänna handlingar begärs ut.
– Offentlighetsprincipen är grundläggande. Med de åtgärder vi nu genomför stärker vi både rättssäkerheten och servicen till invånarna, säger Andreas Lökholm.

Tillsynen skärps

En strukturerad tillsynsmodell har införts och förvaringen av handlingar säkras genom konkreta åtgärder, vilket inkluderar förbättrade säkerhetsrutiner i närarkiven.
Arbetet med handlingsplanen fortsätter kontinuerligt under året. Kommunen kommer att redovisa samtliga vidtagna och planerade åtgärder till kommunrevisorerna senast den 1 september.
– Vi har nu både resurserna, strukturen och riktningen för att komma till rätta med de brister som lyfts. Det här arbetet har högsta prioritet och kommer att följas upp noggrant, avslutar Andreas Lökholm.